Để tổ chức buổi hội chợ triển lãm hiệu quả

Chuyên: thi công gian hàng hội chợ triển lãm | thiết kế gian hàng hội chợ triển lãm | gian hàng hội chợ triển lãm

Tham gia hội chợ triển lãm có thể là một cơ hội để làm dày tiểu sử công ty và thu thập danh sách khách hàng tiềm năng, nhưng cái giá thật không rẻ chút nào. Tom Whitney chỉ ra làm cách nào thu được kết quả cao nhất cho khoản đầu tư vào hội chợ triển lãm.

• Triển lãm là dịp mà các đối thủ chính yếu trong mỗi ngành kinh doanh tụ hội dưới một mái nhà. Tham gia với tư cách là “nhà con” cũng phải bỏ công vì nếu như bạn muốn kiểm tra xem đối thủ của mình ra sao, khách hàng mới như thế nào; nhưng tham gia triễn lãm với tư cách là người trưng bày triễn lãm mang đến cơ hội để mở rộng kinh doanh.

• Hội chợ triển lãm có thể đắt đỏ, tuy nhiên nhờ đó mà bạn sẽ phải định hình rõ ràng những điều bạn muốn từ hội chợ triển lãm. Thường thì gian hàng của bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới, thu thập thêm thông tin khách hàng tiềm năng, và tiến hành nghiên cứu thị trường.

• “Bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu của mình hơn nếu như mục tiêu của bạn cụ thể, và có khả năng đo lường được”, phát ngôn của Tom Trevenrton, giám đốc của Association of Event Venues (AVE). Chẳng hạn như để đảm bảo 10 thông tin khách hàng mới hoặc tiến hành 100 cuộc phỏng vấn cho nghiên cứu thị trường.

• Ông nói thêm: “người ta thường cảnh tỉnh trước hàng ngàn thông điệp quảng cáo tấn công dồn dập họ hàng ngày. Nhưng khi đến triễn lãm hội chợ nó là quảng cáo được tiếp nhận” bởi người tham quan. Họ lựa chọn đến hội chợ để quan sát lĩnh vực bạn đang kinh doanh, do đó bạn có thể nhận lại kết quả khả quan từ khoản đầu tư vào gian hàng của mình. Đó là sự quan tâm của khách tham quan đối với thương hiệu/ nhãn hàng của bạn.

Lên kế hoạch cho gian hàng.

• Những người có kinh nghiệm tổ chức gian hàng triễn lãm thường có xu hướng liên lạc với khách hàng và khách mời tiềm năng trước khi diễn ra sự kiện. Dù là thư điện tử, hay bưu thiếp, thư mời nên tập trung vào mục tiêu chính của bạn (chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới); bạn cũng nên thể hiện nó nơi các thiết kế trong gian hàng, và nơi khung cảnh chung của gian hàng.

• Một gian hàng có nhiều vật phẩm trưng bày sẽ thu hút được nhiều sự chú ý hơn, do đó hãy làm hết sức có thể để kéo người tham quan lại gần gian hàng của mình. Cân nhắc vật phẩm trưng bày, và nguyên liệu cho quảng cáo để phục vụ cho việc dùng tại gian hàng cũng như lưu giữ trong văn phòng về sau.

• “Gian hàng cần phải gây được ấn tượng mạnh, vì bạn chỉ có vài giây ngắn ngủi để thu hút khách tham quan”, Treverton nói. “Hãy chắc chắn bạn cung cấp cho khách tham quan thông tin liên hệ của bạn một cách cụ thể, đầy đủ để họ dễ dàng liên lạc với bạn về sau này”.
• Vị trí của gian hàng trong hội chợ triễn lãm đồng thời ảnh hưởng đến khả năng hiện diện, và chi phí. Nên thuê vị trí dưới sảnh, hoặc vị trí gần gian hàng của ban tổ chức. Bằng không, hãy mang luôn cả gian hàng của bạn đến triễn lãm.

• “Chi phí cho hội chợ triễn lãm phụ thuộc vào sự kiện mà bạn tham gia và gian hàng mà bạn xây dựng”, Treverton nhấn mạnh. “Cũng giống như những phương tiện truyền thông khác, mức giá và ý tưởng luôn có đầy ở ngoài kia, vấn đề là đối với người làm triễn lãm hội chợ là chọn lấy mục tiêu mà họ muốn hoàn thành, chọn 1 sự kiện mà họ có thể nói chuyện được với nhiều khách tham quan nhất có thể, và một gian hàng phù hợp với mục tiêu và ngân sách của họ”.

Đào tạo nhân viên

• “Nhiều doanh nghiệp chuẩn bị kỹ càng và bố trí gian hàng tuyệt với, nhưng khi hội chợ triễn lãm vừa diễn ra họ nghĩ là họ đã xong việc rồi!”, Treverton cảnh báo. “Họ thậm chí không nghĩ đến việc nhân viên của mình sẽ tương tác với khách tham quan ra sao. Nhân viên tại gian hàng phản ảnh thương hiệu của bạn, và do đó họ cần phải được huấn luyện kỹ càng”.

• “Một đội nhóm có động cơ rõ ràng, cơ cấu hợp lý sẽ đánh dấu sự khác biệt hiệu quả hơn bất cứ thứ gì khác”, ông tiếp tục. “Tôi đến nhiều những hội chợ triễn lãm nơi mà nhân viên ngồi lê lết, ăn uống, tán ngẫu với nhau – trông nó chẳng chuyên nghiệp chút nào.”

• Sau khi diễn ra sự kiện, bám sát cơ hội bạn vừa tạo ra trong hội chợ. Mỗi một khách tham quan gian hàng nên được chăm sóc kỹ lưỡng. Dù là một bưu phẩm nhỏ, một cuộc gọi, một cuộc hỏi thăm khách hàng. Cũng nên nghiệm thu, đánh giá kết quả sau mỗi triễn lãm, xem xét bạn đã đạt được mục tiêu chưa và làm cách nào đạt kết quả tốt hơn ở kỳ triển lãm sắp tới.